Los costes ocultos de los pagos retrasados de facturas y cómo evitarlos

Cuando estás ocupado con las tareas diarias de gestionar un negocio, abordar los pagos retrasados de facturas de los clientes puede parecer una prioridad baja. Puede parecer fácil deducir los pagos atrasados como «solo unos días tarde» cuando tienes incendios más urgentes que apagar. En realidad, unos pocos días pueden costarte bastante—a menudo mucho más de lo que pensarías.

Aunque los retrasos en el flujo de caja son un problema común tanto para pequeñas como para grandes empresas, existen soluciones para ayudar a garantizar que los pagos retrasados de facturas no ralenticen las operaciones ni reduzcan los márgenes de beneficio mediante costes ocultos. Sigue leyendo para saber más.

El impacto de los pagos retrasados en las operaciones empresariales

Cuando tu empresa experimenta retrasos persistentes en el flujo de caja debido a facturas impagadas, las operaciones pueden verse afectadas de varias formas críticas, entre ellas:

• Retrasos en el procesamiento de nóminas
• Interrupciones en los plazos de pago a los proveedores
• Interrupciones en la cadena de suministro
• Capacidad limitada para invertir en el crecimiento de tu negocio
• Pérdida de ingresos debido a percepciones de desorganización

Los pagos retrasados de facturas no solo interrumpen las operaciones, sino que también pueden sembrar descontento tanto entre tu personal como entre tu clientela. Cuando varios clientes llegan incluso «solo unos días tarde» con sus pagos, puede producirse una avalancha de consecuencias que pueden causar un daño a largo plazo a la reputación de tu organización. Los retrasos en nóminas y pagos a los proveedores pueden ser un pequeño inconveniente, pero la inquietud y la sensación de caos que pueden traer consigo pueden resultar mucho más difíciles de superar.

4 costes ocultos que quizá estés pasando por alto

Los costes ocultos de los pagos retrasados de facturas pueden parecer simples inconvenientes, pero en realidad podrían suponer problemas financieros para tu negocio. Con el tiempo, pueden acumular una pérdida significativa.

1. Tiempo administrativo

Cuando el personal tiene que perder horas valiosas persiguiendo a clientes para pagar facturas vencidas, pierde tiempo que podría haberse empleado mejor en otros proyectos. Aunque un correo electrónico individual o una llamada de seguimiento pueda no parecer mucho, en conjunto pueden suponer muchas horas perdidas.

2. Oportunidades perdidas

Las incertidumbres en el flujo de caja pueden dificultar la elaboración de presupuestos, lo que lleva a las empresas a retrasar la toma de decisiones de inversión que puedan ayudar a su empresa a crecer a largo plazo. Esto puede significar esperar a contratar nuevo personal, actualizar software o asumir nuevos trabajos, lo que podría suponer la pérdida de acuerdos comerciales o posibles fuentes de ingresos.

3. Comisiones adicionales

Cuando los pagos de las facturas se retrasan, puede que necesites contratar préstamos a corto plazo para cubrir los vacíos. Esto suele implicar comisiones o tipos de interés elevados, que pueden acumularse con el tiempo.

4. Relaciones tensas

Los pagos retrasados de facturas pueden poner a tu personal contable en la incómoda posición de un agente de cobro, donde debe recordar repetidamente a los clientes las políticas y las fechas de vencimiento. Esto puede perjudicar la moral del personal y provocar relaciones tensas con los clientes e incluso con los proveedores. A los clientes no les gustarán los recordatorios continuos, y los proveedores pueden verse obligados a retrasar su propio flujo de caja mientras esperan a que el tuyo se ponga al día.

Revisando los términos de pago de tu factura

Afortunadamente, existen formas de proteger tu negocio de estas interrupciones recurrentes. Pero primero, es fundamental entender los términos de pago de tus facturas y asegurarte de que tú y tus clientes estáis en la misma sintonía.

Los términos de pago son los acuerdos establecidos entre tu negocio y sus clientes sobre cuándo y cómo los clientes van a pagar, así como cualquier incentivo que pueda haber para pagar antes y cualquier multa que puedan incurrir si pagan tarde. Todo esto debería estar claramente detallado en la factura.

Las condiciones de pago más comunes incluyen:

• Net 30: El pago debe ser pago dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura (de forma similar, Net 15, Net 45 o Net 60).
• 2/10 Neto 30: El pago debe ser pago dentro de los 30 días posteriores a la recepción de la factura, pero si se paga en 10 días, se aplicará un descuento del 2%.
• Pago a domicilio: El pago debe realizarse al entregar los bienes o servicios.

Revisa tus condiciones de pago para ver si hay oportunidades de mejorar la claridad o hacer ajustes que funcionen mejor para tu negocio.

Cómo evitar pagos retrasados

A continuación, querrás realizar una revisión exhaustiva de tus cuentas vencidas para aclarar dónde están los problemas actuales de flujo de caja y cómo podrías evitar que ocurran en el futuro.

Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo hacerlo.

Paso 1: Analizar cuentas vencidas

Revisa todas tus cuentas con pagos atrasados y clasifícalas tanto por antigüedad como por importe. Fíjate en cualquiera que pueda estar con 90 días o más de retraso. Deberías priorizar estas cuentas primero, ya que normalmente, si no has recibido el pago en tres meses, corres un mayor riesgo de no recibirlo nunca.

Paso 2: Notificar a la cuenta

Las facturas a menudo quedan sin pagar debido a un error de supervisión o administrativo. Por lo tanto, es importante tener en cuenta que el cliente puede haberse olvidado, y un correo electrónico sencillo y profesionalmente redactado puede ser todo lo que necesita.

Paso 3: Automatizar recordatorios

Haz que tu equipo financiero cree un calendario de recordatorios y asegúrate de que lo respeten. La coherencia es clave, así que, tanto si decides enviar recordatorios semanales como si haces un seguimiento con la cuenta cada pocos días, el proceso debe ser uniforme para todos los clientes y automatizado siempre que sea posible.

Paso 4: Llama al cliente cuando sea necesario

Si tus correos no han sido abiertos o no has recibido respuesta, quizá quieras hacer un seguimiento con una llamada telefónica. El equipo de contabilidad puede hacer esto, o puedes asignar a un representante de ventas para la tarea, especialmente si el equipo de ventas ya tiene una relación de trabajo cercana con ese cliente en particular. Asegúrate de que quien gestione la llamada envíe un correo electrónico para que la llamada quede documentada por escrito.

Si el cliente sigue inaccesible tanto por correo electrónico como por teléfono, puede que quieras enviar una carta física junto con una factura detallada.

Cómo el factoring de facturas protege el flujo de caja

Para una solución proactiva que garantice un flujo de caja estable incluso en medio de retrasos en los pagos, considera el factoring de facturas. El factoring de facturas consiste en vender facturas impagadas a un tercero de confianza, como Riviera Finance, que luego cobrará en tu nombre mediante una tarifa. Se te da efectivo inmediato por adelantado y el resto del saldo una vez pagada la factura completa, menos la comisión.

Con el factoring de facturas, tienes acceso rápido a los fondos para que tu negocio funcione sin necesidad de solicitar un préstamo o una línea de crédito. Además, no tienes que perder el tiempo ni arriesgarte a tener relaciones persiguiendo a los clientes tú mismo. Una empresa de factoring de facturas puede ayudar a animar a los clientes que pagan con retraso a cumplir con sus compromisos, al tiempo que ofrece un colchón frente a posibles retrasos en el flujo de caja.

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