Les coûts cachés des paiements de factures en retard et comment les éviter

Lorsque vous êtes occupé par les tâches quotidiennes de gestion d’une entreprise, gérer les paiements de factures en retard des clients peut sembler une priorité faible. Il peut sembler facile de déduire les paiements manqués comme « seulement quelques jours de retard » lorsque vous avez des incendies plus urgents à éteindre. En vérité, quelques jours peuvent vous coûter assez cher—souvent bien plus que ce que vous pourriez penser.

Bien que les retards de trésorerie soient un problème courant pour les petites et grandes entreprises, des solutions existent pour garantir que les paiements retardés des factures ne ralentissent pas les opérations et ne réduisent pas les marges bénéficiaires par des coûts cachés. Lisez la suite pour en savoir plus.

L’impact des paiements retardés sur les opérations de l’entreprise

Lorsque votre entreprise subit des retards persistants de trésorerie dus à des factures impayées, les opérations peuvent être affectées de plusieurs manières critiques, notamment :

• Retards dans le traitement de la paie
• Perturbations des délais de paiement des fournisseurs
• Interruptions dans la chaîne d’approvisionnement
• Capacité limitée à investir dans la croissance de votre entreprise
• Perte de revenus due à la perception de désorganisation

Les paiements retardés de factures perturbent non seulement les opérations, mais peuvent aussi semer le mécontentement tant chez votre personnel que chez votre clientèle. Lorsque plusieurs clients sont même « en retard de quelques jours » dans leurs paiements, une série de conséquences peut survenir, ce qui peut nuire à long terme à la réputation de votre organisation. Les retards liés à la paie et aux paiements des fournisseurs peuvent être un petit défaut, mais le malaise et le chaos qu’ils peuvent engendrer pourraient s’avérer bien plus difficiles à surmonter.

4 coûts cachés que vous pourriez négliger

Les coûts cachés des paiements en retard peuvent passer pour de simples désagréments, mais pourraient en réalité entraîner des problèmes financiers pour votre entreprise. Avec le temps, ils peuvent s’accumuler pour une perte importante.

1. Temps administratif

Lorsque le personnel doit perdre des heures précieuses à courir après les clients pour payer des factures en retard, il perd du temps qui aurait pu être mieux employé à travailler sur d’autres projets. Bien qu’un e-mail individuel ou un appel de suivi puisse sembler peu important, ensemble, ils peuvent accumuler de nombreuses heures perdues.

2. Occasions manquées

Les incertitudes concernant la trésorerie peuvent compliquer la budgétisation, poussant les entreprises à retarder les décisions d’investissement qui pourraient aider leur entreprise à croître à long terme. Cela peut signifier attendre pour embaucher de nouveaux employés, mettre à jour un logiciel ou prendre de nouveaux projets, ce qui peut entraîner la perte d’accords commerciaux ou des sources potentielles de revenus.

3. Frais supplémentaires

Lorsque les paiements de factures sont retardés, vous pourriez avoir besoin de contracter des prêts à court terme pour combler les lacunes. Cela implique souvent des frais ou des taux d’intérêt élevés, qui peuvent s’accumuler avec le temps.

4. Relations tendues

Des paiements de factures retardés peuvent mettre votre personnel comptable dans la position inconfortable d’un agent de recouvrement, où il doit rappeler sans cesse aux clients les politiques et les dates d’échéance. Cela peut nuire au moral du personnel et entraîner des relations tendues avec les clients et même les fournisseurs. Les clients n’apprécieront pas les rappels continus, et les vendeurs pourraient être contraints de retarder leur propre trésorerie en attendant que le vôtre rattrape.

Révision des conditions de paiement de votre facture

Heureusement, il existe des moyens de protéger votre entreprise contre ces perturbations récurrentes. Mais d’abord, il est essentiel de comprendre les conditions de paiement de vos factures — et de s’assurer que vous et vos clients êtes sur la même longueur d’onde.

Les conditions de paiement sont les accords établis entre votre entreprise et ses clients concernant le moment et la manière dont les clients paieront, ainsi que les incitations éventuelles à payer anticipément et les amendes qu’ils pourraient encourir en cas de retard. Tout cela doit être clairement détaillé dans la facture.

Les conditions de paiement courantes incluent :

• Net 30 : Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la réception de la facture (de même, Net 15, Net 45 ou Net 60).
• 2/10 Net 30 : Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la réception de la facture, mais si la facture est payée dans les 10 jours, une remise de 2 % sera appliquée.
• Paiement à la livraison : Le paiement est dû lors de la livraison des biens ou services.

Examinez vos modalités de paiement pour toute opportunité d’améliorer la clarté ou d’ajuster les choses qui conviennent mieux à votre entreprise.

Comment prévenir les paiements retardés

Ensuite, vous devrez effectuer un examen approfondi de vos comptes en retard afin de déterminer où se situent les problèmes actuels de trésorerie et comment vous pourriez les prévenir à l’avenir.

Voici un guide étape par étape pour procéder.

Étape 1 : Analyser les comptes en retard

Regardez tous vos comptes avec des paiements en retard et classez-les par âge et montant. Notez ceux qui pourraient être en retard de 90 jours ou plus. Vous devriez d’abord prioriser ces comptes, car en général, si vous n’avez pas reçu le paiement depuis trois mois, vous courez un risque plus élevé de ne jamais le recevoir du tout.

Étape 2 : Notifier le compte

Les factures ne sont souvent pas payées en raison d’un oubli ou d’une erreur administrative. Il est donc important de garder à l’esprit que le client a peut-être tout simplement oublié, et qu’un simple e-mail de rappel rédigé de manière professionnelle pourrait suffire.

Étape 3 : Automatisez les rappels

Demandez à votre équipe financière de créer un calendrier de rappel et assurez-vous qu’ils le respectent. La cohérence est essentielle, donc que vous décidiez d’envoyer des rappels hebdomadaires ou de relancer le compte tous les quelques jours, le processus doit être uniforme pour tous les clients et automatisé autant que possible.

Étape 4 : Appelez le client lorsque nécessaire

Si vos e-mails sont restés non ouverts ou si vous n’avez pas reçu de réponse, vous pouvez envisager de faire un suivi téléphonique. L’équipe comptable peut s’en charger, ou vous pouvez assigner un commercial à la tâche, surtout si l’équipe commerciale a déjà une relation de travail étroite avec ce client en particulier. Assurez-vous que la personne qui gère l’appel fasse un suivi par email afin que l’appel soit documenté par écrit.

Si le client reste injoignable par e-mail ou par téléphone, vous pouvez envoyer une lettre papier accompagnée d’une facture détaillée.

Comment l’affacturage protège les flux de trésorerie

Pour une solution proactive qui garantit un flux de trésorerie stable même en cas de retards de paiement, envisagez l’affacturage de factures. L’affacturage consiste à vendre des factures impayées à un tiers de confiance, tel que Riviera Finance, qui sera ensuite collecté en votre nom moyennant des frais. On vous donne immédiatement de l’argent liquide d’avance et le reste du solde une fois la facture complète payée, moins les frais.

Avec l’affacturage, vous bénéficiez d’un accès rapide aux fonds afin de maintenir votre entreprise en bon fonctionnement sans avoir à contracter un prêt ou une ligne de crédit. De plus, vous n’avez pas à perdre de temps ni à risquer que des relations courent après vos clients vous-même. Une entreprise d’affacturage peut encourager les clients qui paient lentement à respecter leurs engagements tout en offrant une protection contre d’éventuels retards de trésorerie.

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